Keď sa nábor na jednu odbornú pozíciu vlečie celé mesiace, personalistka rieši súčasne dochádzku, pracovné zmluvy aj odchody zamestnancov a výroba potrebuje ľudí už o dva týždne, problém nie je vždy v internom HR tíme. Často ide o kapacitu, špecializáciu alebo potrebu reagovať rýchlejšie. HR outsourcing dáva firme možnosť odovzdať vybrané personálne úlohy externému partnerovi bez toho, aby sa vzdala kontroly nad ľuďmi a pracovnou kultúrou.
Pre zamestnávateľa to však nie je automatická skratka k lepšiemu náboru. Výsledok závisí od rozsahu zadania, kvality vstupných informácií, rozdelenia zodpovedností a spôsobu komunikácie. Preto sa oplatí rozhodovať podľa konkrétneho problému, nie len podľa toho, že firma má málo času.
Čo môže HR outsourcing pokrývať
Pod pojmom HR outsourcing sa skrýva viacero rôznych služieb. Firma môže externe riešiť iba získavanie kandidátov na konkrétne pozície alebo zveriť partnerovi širšiu časť personálnej agendy. Rozdiel je podstatný aj pri výbere agentúry a pri nastavení ceny.
Najčastejšie ide o nábor a výber uchádzačov, dočasné prideľovanie pracovníkov, mzdovú a personálnu administratívu, onboarding, HR poradenstvo alebo podporu pri hromadnom nábore. Niektoré firmy využívajú externý tím len počas sezóny, pri otvorení prevádzky či rozširovaní na nový región. Iné potrebujú dlhodobejšiu podporu, pretože vlastný HR tím je malý alebo sa má venovať najmä vedeniu ľudí a rozvoju zamestnancov.
Dôležité je nerozmazávať zadanie do neurčitého požiadavku typu „potrebujeme viac ľudí“. Pri nábore je potrebné pomenovať profesiu, miesto výkonu práce, zmenu, mzdu alebo mzdové rozpätie, požadovanú prax, jazykové znalosti a termín nástupu. Pri administratívnom outsourcingu zas treba určiť procesy, systémy, termíny a osoby, ktoré budú schvaľovať podklady.
Kedy sa HR outsourcing oplatí
Externá pomoc má najväčší prínos v situáciách, keď firma potrebuje schopnosti alebo kapacitu, ktorú nemá zmysel držať interne počas celého roka. Pri jednorazovom hromadnom nábore by budovanie vlastného náborového tímu mohlo byť pomalšie a nákladnejšie než spolupráca s partnerom, ktorý sa venuje oslovovaniu kandidátov pravidelne.
Vhodný môže byť aj pri ťažko obsaditeľných odborných rolách. Interný tím pozná firmu a jej kultúru, ale nemusí mať kontakty v úzkej profesijnej oblasti ani priestor na systematické priame oslovovanie kandidátov. Externý náborár môže doplniť interný proces, nie ho nahradiť. Firma si napríklad ponechá finálne pohovory a rozhodnutie, zatiaľ čo agentúra pripraví vyhľadávanie, prvé rozhovory a predvýber.
Ďalším dôvodom sú výkyvy dopytu. Logistika, výroba, obchod, cestovný ruch aj zákaznícke služby často potrebujú viac pracovníkov len v určitej časti roka. Vtedy je dôležité porovnať nielen cenu služby, ale aj rýchlosť nástupu, očakávanú dĺžku spolupráce, zaučenie a náklady pri prípadnej fluktuácii.
Outsourcing nemusí byť správnym riešením, ak firma nemá jasne definovanú pozíciu, opakovane mení podmienky alebo nevie zabezpečiť spätnú väzbu po pohovoroch. Externý partner nedokáže vykompenzovať nejasné rozhodovanie na strane zamestnávateľa. Ak kandidát čaká týždeň na reakciu, môže medzitým prijať inú ponuku bez ohľadu na to, kto nábor zabezpečuje.
Vyberte rozsah spolupráce podľa problému
Pred oslovením agentúr si firma potrebuje odpovedať na jednoduchú otázku: chýbajú jej ľudia, čas alebo odborné know-how? Každá odpoveď vedie k inému typu služby.
Ak chýba čas, môže stačiť nábor na konkrétnu pozíciu vrátane inzercie, vyhľadávania a prvého kontaktu s kandidátmi. Ak chýba know-how, napríklad pri technických, manažérskych alebo zahraničných náboroch, môže byť prínosom partner so zameraním na daný segment. Keď chýba počet pracovníkov na zmeny alebo sezónnu zákazku, firma môže zvažovať riešenie súvisiace s dočasným pridelením pracovníkov.
Nezameriavajte sa iba na názov služby. Dvaja poskytovatelia môžu používať podobné označenie, ale jeden vykoná iba vyhľadanie kandidátov a druhý pokryje aj pohovory, referencie, administratívu či nástup. Porovnajte, čo presne je v službe zahrnuté, čo zostáva na firme a pri ktorých úkonoch vznikajú ďalšie náklady.
Pri výbere využite katalóg agentúr podľa profesie, kraja, okresu alebo typu HR služby. Ak potrebujete osloviť viac relevantných agentúr, hromadný dopyt ušetrí čas pri prvom kontakte. Do dopytu však vložte rovnaké podstatné údaje pre všetkých oslovených poskytovateľov. Len tak budú odpovede porovnateľné.
Ako pripraviť zadanie pre agentúru
Dobre pripravený brief skracuje začiatok spolupráce a znižuje riziko nedorozumení. Agentúra potrebuje vedieť nielen to, koho hľadáte, ale aj prečo by mal uchádzač prijať práve vašu ponuku. V konkurenčnom nábore rozhoduje mzda, lokalita, zmenovosť, stabilita práce, tím, benefity aj rýchlosť výberového procesu.
Pri zadávaní dopytu uveďte najmä tieto štyri oblasti:
profil pozície a podmienky práce vrátane miesta, pracovného času a odmeňovania,
počet ľudí, termín nástupu a očakávané trvanie potreby,
rozsah úloh, ktoré má zabezpečiť agentúra, a úlohy, ktoré ostávajú firme,
spôsob komunikácie, termín spätnej väzby a osobu oprávnenú rozhodovať.
Pri špecializovaných pozíciách pomôže, ak agentúre umožníte hovoriť s budúcim nadriadeným alebo navštíviť pracovisko. Náborár potom vie realistickejšie vysvetliť obsah práce a odlíšiť nevyhnutné požiadavky od tých, pri ktorých je firma ochotná robiť kompromis. To rozširuje okruh vhodných kandidátov bez znižovania nárokov na kľúčové schopnosti.
Nastavte meranie, nie iba očakávania
Spoluprácu je rozumné riadiť cez konkrétne ukazovatele. Pri nábore môže ísť o počet predstavených kandidátov, čas do prvých profilov, počet pohovorov, mieru nástupu a zotrvanie nového človeka po skúšobnej dobe. Pri administratívnych službách sú dôležité termíny, úplnosť podkladov, spôsob riešenia chýb a ochrana osobných údajov.
Neznamená to, že agentúra má garantovať počet prijatých ľudí za každých okolností. Trh práce, podmienky pozície aj rýchlosť rozhodovania firmy majú vplyv na výsledok. Ukazovatele však pomôžu odhaliť, či problém vzniká v zdrojoch kandidátov, v nastavení ponuky alebo vo výberovom procese zamestnávateľa.
Už na začiatku si dohodnite pravidelný rytmus komunikácie. Pri urgentnom nábore môže byť potrebný krátky týždenný status, pri dlhodobej administratívnej spolupráci stačí mesačné vyhodnotenie. Dôležité je, aby obe strany vedeli, čo sa deje s kandidátmi, ktoré pozície sú prioritné a kde sa proces zastavil.
Licencia, zmluva a ochrana údajov
Pred začiatkom spolupráce rozlišujte obchodné informácie od zákonných požiadaviek. Pri službách, pri ktorých je to relevantné, si overte platnosť licencie agentúry v registroch ÚPSVR, napríklad pri agentúrach dočasného zamestnávania, sprostredkovaní zamestnania za úhradu alebo podporovanom zamestnávaní. Overenie licencie je konkrétny krok, ktorý vychádza z verejných registrov, nie z marketingových tvrdení.
Zmluva by mala jasne upraviť predmet služby, cenu a okamih vzniku nároku na odmenu, exkluzivitu alebo jej absenciu, náhradné plnenie pri nenastúpení kandidáta a pravidlá komunikácie s uchádzačmi. Pri dočasnom prideľovaní pracovníkov treba presne nastaviť aj zodpovednosti za pracovisko, dochádzku, bezpečnosť a oznamovanie zmien.
Samostatnou témou sú osobné údaje. Firma aj externý partner musia mať zrozumiteľne určené, kto údaje spracúva, na aký účel, ako dlho ich uchováva a ako ich chráni. Nejasnosti v tejto oblasti neriešte až po tom, ako začnú prichádzať životopisy.
Dobrá externá spolupráca nezačína podpisom zmluvy, ale presným pomenovaním potreby. Nájdite agentúry podľa služby a regiónu, porovnajte rozsah ich ponúk, overte licenciu tam, kde je potrebná, a odošlite dopyt s konkrétnymi údajmi. Čím jasnejšie firma vysvetlí, koho a prečo potrebuje, tým užitočnejšiu podporu môže od HR outsourcingu očakávať.