INFORMAČNÁ POVINNOSŤ O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV

2.1 Uzatvorenie zmluvy a poskytovanie služieb portálu

Účel: Registrácia a správa používateľských účtov; sprostredkovanie dopytov a príloh sprístupnením vybraným Agentúram v ich účte; zasielanie technických a transakčných notifikácií e-mailom (napr. potvrdenie odoslania dopytu, zoznam príjemcov, fakturačné údaje).

2.2 Splnenie zákonnej povinnosti

Účel: Plnenie povinností vyplývajúcich z právnych predpisov (účtovníctvo, dane, archivovanie)

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia GDPR - spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti

Spracúvané údaje: fakturačné údaje, údaje potrebné pre daňové účely a vedenie účtovníctva

Doba spracúvania: po zákonom stanovenú dobu pre účtovné a daňové doklady; zmluvnú dokumentáciu a faktúry archivujeme obvykle 10 rokov.

2.3 Oprávnené záujmy prevádzkovateľa

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR - oprávnené záujmy prevádzkovateľa

Oprávnený záujem: Informovanie registrovaných používateľov o možnostiach portálu súvisiacich s ich pôvodnou registráciou predstavuje oprávnený záujem, ktorý neprevažuje nad právami dotknutých osôb. Zasielanie sa vykonáva v minimálnom rozsahu a dotknutá osoba má právo kedykoľvek vzniesť námietku. Každý e-mail obsahuje funkčný odhlasovací odkaz, ktorý umožňuje okamžité uplatnenie tohto práva.

Predvolené nastavenie: Pri registrácii je zasielanie e-mailov o aktualizáciách produktov (nové funkcie a dôležité oznámenia) predvolene zapnuté. Používateľ môže túto predvoľbu kedykoľvek zmeniť v sekcii Nastavenia účtu → Oznámenia → Predvoľby upozornení. Zasielanie podľa tohto bodu prebieha najviac 2 roky od posledného aktívneho používania portálu používateľom; následne sa automaticky zastaví, pokiaľ používateľ portál ďalej aktívne nepoužíva.

2.4 Súhlas dotknutej osoby

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR - súhlas dotknutej osoby

Udelenie súhlasu: V registračnom formulári je samostatné, predvolene nezaškrtnuté zaškrtávacie políčko pre udelenie súhlasu so zasielaním marketingových e-mailov (informácie o akciách, špeciálnych ponukách a zľavách). Súhlas je nezávislý od registrácie - využívanie portálu nie je podmienené jeho udelením. Súhlas trvá najviac 2 roky od posledného aktívneho prejavu záujmu, prípadne do jeho odvolania. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať v sekcii Nastavenia účtu → Oznámenia → Predvoľby upozornení alebo prostredníctvom odhlasovacieho odkazu v každom e-maile. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.

Každý informačný alebo marketingový e-mail obsahuje funkčný odhlasovací odkaz, prostredníctvom ktorého možno súhlas kedykoľvek odvolať.

2.5 Bezpečnostné opatrenia

• Prevádzkovateľ uplatňuje zásadu ochrany osobných údajov už pri návrhu a v základnom nastavení (privacy by design/by default):
  • prenos údajov medzi prehliadačom a Portálom je vždy chránený šifrovaním (TLS/HTTPS),
  • citlivé údaje z formulárov (kontaktné údaje, obsah dopytov, prílohy) sa ukladajú v šifrovanej databáze („encryption at rest“),
  • prístup k serveru a databáze majú len oprávnené osoby Prevádzkovateľa; prístupy sú logované a pravidelne kontrolované,
  • technické logy a bezpečnostné záznamy sa uchovávajú v obmedzenom rozsahu (najmä IP adresa, čas požiadavky a technické identifikátory) maximálne 90 dní.

2.6 Spracúvanie IP adresy a údajov o reláciách (sessions)

Účel: Zabezpečenie prihlásenia, ochrana účtu pred neoprávneným prístupom, poskytnutie prehľadu aktívnych relácií prihlásenému používateľovi a preukázateľnosť žiadostí o vymazanie účtu.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR — oprávnený záujem Prevádzkovateľa na bezpečnej prevádzke portálu, ochrane účtov používateľov pred zneužitím a na splnení povinnosti zodpovednosti (accountability) podľa čl. 5 ods. 2 GDPR.

Prehľad aktívnych relácií: Prihlásený používateľ má v sekcii Nastavenia účtu → Bezpečnosť → Aktívne relácie k dispozícii zoznam svojich aktívnych prihlásení vrátane krajiny, prehliadača, zariadenia, operačného systému a času poslednej aktivity, a môže jednotlivé relácie kedykoľvek ukončiť (odhlásiť).

Audit vymazania účtu: Cieľom zaznamenania IP adresy a User-Agentu pri vymazaní účtu je preukázateľnosť žiadosti pre prípad jej spochybnenia (napr. podozrenie na neoprávnené vymazanie treťou osobou), umožnenie kontroly podozrivej aktivity a splnenie povinnosti zodpovednosti (accountability) podľa čl. 5 ods. 2 GDPR.

Doba uchovávania: záznamy o reláciách sa uchovávajú počas trvania aktívnej relácie a po odhlásení alebo expirácii najviac 30 dní; potvrdzujúce e-maily o vymazaní účtu vrátane IP a User-Agentu sa uchovávajú v e-mailovej schránke Prevádzkovateľa po nevyhnutnú dobu preukázania žiadosti, najdlhšie však 12 mesiacov.

3.1 Za účelom poskytovania služieb a splnenia zákonných povinností:

• Agentúry - príjemcovia (samostatní prevádzkovatelia): vybraným Agentúram sa sprístupnia dopyty a prílohy; spracúvajú ich na vlastné účely náboru. Zoznam konkrétnych Agentúr sa dotknutej osobe zasiela e-mailom po odoslaní dopytu
• Dodávatelia IT služieb (technická správa aplikácie, CDN, bezpečnostné služby, objektové úložisko príloh)
• Účtovníci, daňoví poradcovia
• Právny zástupca/advokátska kancelária
• Štátne inštitúcie: Daňový úrad, orgány dozoru (SOI, Úrad na ochranu osobných údajov), súdy, exekútori, orgány činné v trestnom konaní

3.2 Konkrétni sprostredkovatelia:

• Serverová infraštruktúra: Portál je prevádzkovaný na vlastnom serveri Prevádzkovateľa umiestnenom v dátovom centre v rámci Európskej únie; v oblasti hostingu databázy nevyužívame samostatného externého sprostredkovateľa.
• Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA - poskytovanie siete CDN, TLS šifrovania a ochrany proti útokom; Cloudflare R2 (EÚ) - objektové úložisko príloh; Cloudflare Images - distribúcia verejných obrázkov nahraných agentúrami (pri tejto službe môže dochádzať k prenosom mimo EÚ); Cloudflare Turnstile - ochrana formulárov proti botom (prihlásenie, registrácia, kontaktný formulár, dopyty, obnovenie hesla).
• Analytické služby: PostHog, Spojené kráľovstvo/USA — analytika návštevnosti webu
• Vývoj a technická správa: Proxels Technologies Limited, Suite C2, 4-6 Greatorex Street, London, United Kingdom, E1 5NF, Company ID: 16329127
• Právne služby: Advokátska kancelária Ondrej Majerniček, s. r. o., Námestie Martina Benku 6302/16, 811 07 Bratislava
• Obrázky nahrané agentúrami môžu obsahovať aj osobné údaje (napríklad podobizeň fyzickej osoby). Tieto obrázky sú určené na zverejnenie agentúrami a sú verejne prístupné prostredníctvom služby Cloudflare Images (CDN). Za obsah obrázkov nesú primárnu zodpovednosť samotné agentúry, ktoré ich nahrali. Prenosy údajov prostredníctvom Cloudflare Images môžu zahŕňať aj prenos do tretích krajín mimo EÚ, ktorý je zabezpečený prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek (SCC) alebo mechanizmom Data Privacy Framework (DPF).

4.1 Údaje za účelom zmluvy a zákonných povinností:

• Údaje v profiloch agentúr a pobočiek sa uchovávajú počas celej existencie registrácie používateľa. Používateľ môže agentúru, pobočku alebo celý používateľský účet odstrániť; odstránené údaje sú okamžite skryté (mäkké odstránenie). Po uplynutí 90 dní od žiadosti o vymazanie sú osobné údaje nevratne anonymizované — identifikačné a kontaktné údaje (meno, priezvisko, e-mail, telefón, adresa) sa zo záznamu odstránia tak, že ich nie je možné spätne priradiť k konkrétnej fyzickej osobe ani na strane Prevádzkovateľa, ani treťou stranou. Šifrované zálohy databázy sa pravidelne automaticky prepisujú v cykloch určených interným plánom obnovy systému (disaster recovery); presnú dobu uchovávania záloh Prevádzkovateľ z bezpečnostných dôvodov nezverejňuje, na základe odôvodnenej žiadosti dotknutej osoby ju však poskytne v primeranom rozsahu.
• Obchodné a účtovné záznamy (faktúry, objednávky služieb, prijaté platby, daňové doklady) ponechávame aj po anonymizácii používateľského účtu v rozsahu vyžadovanom platnými daňovými a účtovnými predpismi — vrátane fakturačných údajov právnickej osoby (obchodný názov, identifikačné číslo, DIČ, IČ DPH a fakturačná adresa), spravidla po dobu 10 rokov od konca účtovného obdobia. Uchovávanie týchto údajov je plnením zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) a čl. 17 ods. 3 písm. b) Nariadenia GDPR. Osobné údaje fyzických osôb (meno, priezvisko, e-mail, telefón, doručovacia adresa) sa z týchto záznamov anonymizujú, kde to nie je v rozpore s uvedenými zákonnými povinnosťami.
• E-mailová adresa použitá pri registrácii zostáva po vymazaní účtu blokovaná pre opätovnú registráciu na dobu 90 dní z bezpečnostných dôvodov. Po uplynutí tejto lehoty je možné rovnaký e-mail použiť na vytvorenie úplne nového, samostatného účtu bez akejkoľvek väzby na pôvodný anonymizovaný záznam.
• Tým nie sú dotknuté osobitné lehoty pre dopyty, prílohy a technické logy podľa bodu 4.2.

4.2 Retencia:

• Dopyty a prílohy sa uchovávajú najviac 90 dní. Po uplynutí lehoty sa dopyty a prílohy nevratne odstránia; zostáva len interná informácia o tom, že dopyt bol doručený, bez osobných údajov. Šifrované zálohy databázy podliehajú samostatnému cyklu pravidelného prepisovania podľa bodu 4.1.
• Technické logy (vrátane IP adries): 90 dní od vytvorenia záznamu; po uplynutí lehoty prebieha automatické odstránenie alebo agregácia do anonymnej podoby.
• Cookies a obdobné technológie (localStorage, sessionStorage): podľa dokumentu „Informačná povinnosť ku cookies“ (analytické identifikátory PostHog — 365 dní; technické autentifikačné cookies — 4 hodiny alebo 30 dní; consent cookie cookie_consent — 365 dní; analytické cookies a nástroje sa aktivujú až po udelení súhlasu).

5.1 Právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR)

Máte právo vedieť, aké osobné údaje o Vás spracúvame a získať kópiu týchto údajov.

5.2 Právo na opravu (čl. 16 GDPR)

Máte právo požadovať opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov.

5.3 Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)

5.4 Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR)

5.5 Právo namietať spracúvanie (čl. 21 GDPR)

Máte právo namietať spracúvanie na základe oprávneného záujmu vrátane priameho marketingu.

5.6 Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR)

Pri spracúvaní na základe súhlasu alebo zmluvy máte právo získať Vaše údaje v štruktúrovanom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi.

5.7 Právo odvolať súhlas (čl. 7 GDPR)

Pri spracúvaní na základe súhlasu máte právo súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.

5.8 Právo podať sťažnosť (čl. 77 GDPR)

Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť u primárneho dozorného orgánu (ČR) alebo u Úradu na ochranu osobných údajov SR; podrobnosti vrátane kontaktných údajov pozri čl.7.

• Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika
• Telefón: +420 234 665 111
• E-mail: [email protected]
• Web: https://uoou.gov.cz/

• Adresa: Budova Park one Námestie 1.mája 18, 811 06 Bratislava
• Telefón: +421 2 3231 3214
• E-mail: [email protected]
• Web: https://dataprotection.gov.sk

11.1 Postup vymazania účtu

Vymazanie účtu môže používateľ kedykoľvek iniciovať v sekcii Nastavenia účtu → Účet a údaje → Vymazať účet zadaním aktuálneho hesla a potvrdením žiadosti. Po potvrdení sa účet okamžite mäkko odstráni - prihlásenie už nie je možné, všetky aktívne relácie sa ukončia a profil sa skryje pred ostatnými používateľmi portálu. Súčasne sa skryjú aj všetky súvisiace záznamy (agentúry, pobočky, delegovaní používatelia, dopyty prijaté agentúrami).

Na e-mailovú adresu používateľa sa zašle potvrdzujúci e-mail s detailmi vymazania (zoznam vymazaných údajov, IP adresa a User-Agent z ktorých bola žiadosť odoslaná, upozornenie na blokovanie e-mailu na 90 dní). Interná kópia tohto e-mailu sa zasiela na osobitnú adresu Prevádzkovateľa pre účely auditu.

11.2 Anonymizácia po 90 dňoch

Po uplynutí 90 dní od žiadosti o vymazanie účtu sa osobné údaje používateľa a údaje súvisiacich agentúr a pobočiek nevratne anonymizujú tak, že ich nie je možné spätne priradiť ku konkrétnej fyzickej osobe (čl. 4 ods. 5 a Recital 26 Nariadenia GDPR). Konkrétne:

Anonymizácia je nevratná — po jej vykonaní neexistuje spôsob, ako z anonymizovaného záznamu obnoviť pôvodné identifikačné údaje, a tieto údaje preto nepredstavujú osobné údaje v zmysle čl. 4 ods. 1 GDPR a Recital 26 Nariadenia GDPR.

11.3 Blokovanie e-mailovej adresy

E-mailovú adresu použitú pri pôvodnej registrácii nie je možné použiť na vytvorenie nového účtu počas 90 dní od vymazania (technická ochrana pred náhlymi opakovanými registráciami a uchovanie údajov pre prípadné spätné preukázanie žiadosti). Po uplynutí 90 dní a vykonaní anonymizácie je možné rovnaký e-mail použiť na vytvorenie úplne nového, samostatného účtu bez akejkoľvek väzby na pôvodný anonymizovaný záznam.

11.4 Prístup k faktúram a objednávkam po vymazaní účtu

Vymazaním účtu používateľ stráca prístup k svojim faktúram v používateľskom rozhraní. Pôvodné e-maily s potvrdením objednávok a daňovými dokladmi zostávajú v e-mailovej schránke používateľa. Ak ich používateľ potrebuje znova získať, môže kontaktovať podporu na adrese [email protected]. Originálne daňové doklady (PDF faktúr) zostávajú uložené u Prevádzkovateľa po dobu vyžadovanú platnými daňovými a účtovnými predpismi (spravidla 10 rokov) a Prevádzkovateľ má právo zaslať ich používateľovi aj po vymazaní účtu na základe overenia identity.