Kandidát odošle životopis, absolvuje úvodný telefonát a potom niekoľko dní nič. Pre náborový tím môže ísť o bežné pracovné tempo. Pre uchádzača je to často signál, že jeho čas ani záujem neboli rešpektované. Práve chyby pri komunikácii s kandidátmi rozhodujú o tom, či človek vo výberovom procese zostane, prijme ponuku alebo bude o spolupráci hovoriť negatívne.
Pre personálnu agentúru nie je komunikácia len administratívny krok medzi prijatím životopisu a obsadením pozície. Je to súčasť služby pre kandidáta aj klientsku firmu. Jasné informácie, primeraná rýchlosť a realistické očakávania znižujú počet nedorozumení, opakovaných otázok aj kandidátov, ktorí z procesu odídu bez vysvetlenia.
Prečo sa komunikácia s kandidátmi často pokazí
Najčastejším problémom nebýva neochota komunikovať, ale chýbajúci systém. Recruiter rieši viac pozícií naraz, čaká na spätnú väzbu od klienta, telefonuje kandidátom a popri tom spracúva nové dopyty. Ak nie je pri každej zákazke určené, kto komunikuje, v akom čase a s akou informáciou, kandidát ľahko zostane bez odpovede.
Druhou príčinou je snaha vyhnúť sa nepríjemnej správe. Oznámiť zamietnutie alebo posun výberu nie je komfortné. Mlčanie však nie je neutrálna možnosť. Kandidát si ho vysvetlí sám a zvyčajne horšie, než znie stručná, vecná odpoveď.
Svoju úlohu má aj nepresné zadanie od firmy. Ak agentúra nepozná reálny rozsah práce, mzdový rámec, zmenovosť, miesto výkonu práce alebo termín nástupu, nedokáže ich kandidátovi podať spoľahlivo. Následné úpravy podmienok potom pôsobia ako chaos, aj keď vznikli mimo agentúry.
Chyby pri komunikácii s kandidátmi, ktoré stoja záujem
Nejasný prvý kontakt
Prvá správa s vetou „Máme pre vás zaujímavú príležitosť, zavolajte nám“ zvyčajne nestačí. Kandidát potrebuje vedieť aspoň to, o akú oblasť ide, kde sa práca vykonáva, aký je typ úväzku a prečo ho oslovujete. Pri pozíciách, kde nemožno hneď uviesť názov klienta, možno otvorene povedať dôvod dôvernosti. Aj vtedy však treba poskytnúť konkrétne informácie o roli.
V úvodnej komunikácii nepreťažujte človeka kompletným opisom práce. Cieľom je získať kvalifikovanú reakciu, nie poslať celé interné zadanie. Krátka správa s relevantnými údajmi a návrhom ďalšieho kroku funguje lepšie než všeobecný hromadný text.
Nereálne alebo neúplné informácie o pozícii
Komunikovať iba atraktívne stránky pracovného miesta môže krátkodobo priniesť viac reakcií, no často vedie k rýchlemu odstúpeniu. Ak práca zahŕňa nočné zmeny, fyzickú záťaž, dochádzanie alebo prácu na dobu určitú, kandidát sa to má dozvedieť včas.
Rovnako citlivou témou je odmena. Nie každá firma poskytne presný platový rozsah na začiatku, no agentúra by mala komunikovať aspoň dostupný rámec, príplatky, variabilnú časť alebo podmienky, od ktorých odmena závisí. Formulácia „plat dohodou“ bez ďalšieho kontextu často len presunie otázku do ďalšieho kola a oberie obe strany o čas.
Ticho po pohovore alebo po odoslaní profilu
Kandidát nemusí dostať okamžité rozhodnutie, ale potrebuje vedieť, čo sa deje. Po pohovore alebo odoslaní profilu klientovi je vhodné uviesť konkrétny termín ďalšej aktualizácie. Ak sa klient neozve v plánovanom čase, ozvite sa aj bez definitívneho výsledku.
Stačí krátka správa: výber ešte prebieha, spätnú väzbu očakávate do určitého dátumu a kandidáta budete informovať. Takáto komunikácia nemá nahradiť rozhodnutie, ale ukazuje, že proces nie je zabudnutý. Dôležité je dodržať sľúbený termín alebo ho včas upraviť.
Automatické správy bez ľudského kontextu
Automatické potvrdenie prijatia životopisu má svoje miesto, najmä pri väčšom objeme reakcií. Chybou je, ak je jedinou komunikáciou alebo ak sľubuje niečo, čo tím nevie splniť. Napríklad veta, že každý kandidát dostane osobnú spätnú väzbu do 48 hodín, vytvorí problém, ak agentúra taký objem reálne nezvládne.
Automatizáciu využite na potvrdenie prijatia, vysvetlenie ďalších krokov a zhromaždenie údajov potrebných pre výber. Pri hodnotení vhodnosti, zmene podmienok, odmietnutí či citlivých otázkach však treba osobný prístup. Kandidát musí cítiť, že odpoveď súvisí s jeho situáciou, nie iba so stavom v systéme.
Zamietnutie bez rešpektu alebo bez odpovede
Nie každý kandidát potrebuje dlhý rozbor svojho životopisu. Vždy však potrebuje korektné uzavretie procesu. Stručná odpoveď s poďakovaním a jasnou informáciou, že firma alebo agentúra pokračuje s iným profilom, je lepšia než úplné mlčanie.
Individuálna spätná väzba je vhodná najmä po osobnom pohovore alebo pri kandidátoch, ktorí investovali viac času do testov či viacerých kôl. Nemusí obsahovať interné porovnania ani citlivé údaje o ostatných uchádzačoch. Stačí pomenovať jednu alebo dve vecné oblasti, napríklad odlišnú úroveň praxe, jazykové požiadavky alebo špecifickú skúsenosť, ktorú klient požadoval.
Ako nastaviť komunikáciu, aby fungovala aj pri vyššom počte pozícií
Základom je dohoda s klientom ešte pred zverejnením ponuky alebo oslovením kandidátov. Agentúra by mala vedieť, kto dáva spätnú väzbu, v akom intervale a čo sa stane, ak sa termín nedodrží. Bez tejto dohody recruiter sľubuje kandidátom termíny, ktoré nemá pod kontrolou.
Pri každej pozícii si určite minimálny komunikačný štandard. Po prijatí reakcie kandidáta potvrďte, že ste ju zaevidovali. Po úvodnom kontakte povedzte, či bude nasledovať pohovor, doplnenie údajov alebo predstavenie klientovi. Po každom dôležitom kroku stanovte dátum ďalšej správy. Nemusí ísť o zložitý proces, ale musí byť viditeľný pre každého člena tímu.
Pomáha rozdeliť kandidátov podľa fázy výberu a pravidelne kontrolovať, či niekto nečaká dlhšie, než je primerané. Ak používate ATS alebo CRM systém, nastavte si pripomienky na follow-up. Ak pracujete v menšom tíme bez rozsiahleho systému, postačí aj spoločný prehľad s dátumom posledného kontaktu a plánovaným ďalším krokom.
Šablóny správ šetria čas, no vytvárajte ich tak, aby sa dali jednoducho prispôsobiť. Do úvodnej správy doplňte názov alebo charakter pozície, lokalitu a dôvod oslovenia. Do aktualizácie po pohovore vložte reálny stav procesu. Mená kandidátov, správne oslovenie a kontrola príloh sú drobnosti, ktoré výrazne ovplyvňujú profesionálny dojem.
Kedy telefonovať a kedy písať
Výber kanála závisí od situácie. E-mail alebo správa je praktická pri potvrdení termínu, zhrnutí podmienok a informácii, ku ktorej sa potrebuje kandidát vrátiť. Telefonát sa hodí pri prvom kvalifikačnom rozhovore, vysvetlení zložitejšej ponuky alebo citlivej spätnej väzbe po viacstupňovom výbere.
Neexistuje pravidlo, že telefonát je vždy osobnejší a preto lepší. Kandidát pracujúci na zmeny alebo v kancelárii nemusí mať priestor zdvihnúť nečakaný hovor. Krátka správa s návrhom času telefonátu býva ohľaduplnejšia. Ak ste sa dohodli na konkrétnom čase, dodržte ho alebo sa ospravedlňte a navrhnite nový termín.
Pri práci s kontaktnými údajmi komunikujte iba cez kanály, na ktoré dal kandidát súhlas alebo ktoré sám použil pri reakcii. Súkromie nie je formalita. Je to praktická podmienka korektného náboru, najmä ak kandidát zatiaľ nechce, aby o zmene práce vedel jeho súčasný zamestnávateľ.
Komunikácia začína už pri dopyte
Personálne agentúry získavajú kandidátske aj firemné dopyty z rôznych zdrojov. Pri dopytoch z portálu PersonálneAgentúry.sk je výhodou, že agentúra dostane základný kontext hneď od začiatku. Rýchla prvá reakcia by však nemala byť iba potvrdením prijatia. Uveďte, kedy a akým spôsobom dopyt preveríte, prípadne ktoré údaje potrebujete doplniť.
Ak kandidát odoslal hromadný dopyt viacerým agentúram, rozhoduje najmä zrozumiteľnosť a vecnosť odpovede. Netreba sľubovať pracovnú ponuku bez preverenia jeho skúseností. Oveľa užitočnejšie je vysvetliť, pre aké pozície môže byť jeho profil relevantný, aké dokumenty treba doplniť a aký bude ďalší postup.
Dobrá komunikácia nie je o čo najväčšom počte správ. Je o tom, aby každá správa kandidátovi dala odpoveď na jednoduchú otázku: kde sa práve nachádzam a čo bude nasledovať. Keď tento štandard dodržíte aj pri zamietnutí alebo oneskorení, nábor bude prehľadnejší pre tím, klienta aj ľudí, ktorých oslovujete.