Keď na jednu pracovnú ponuku príde päťdesiat reakcií, problémom nebýva nedostatok životopisov. Problémom je čas: potvrdiť prijatie žiadosti, skontrolovať základné požiadavky, dohodnúť termín pohovoru, odpovedať ľuďom, ktorí nepostúpili, a pritom nezabudnúť na kandidáta, ktorý môže byť pre firmu vhodný o mesiac. Automatizácia náboru rieši práve túto opakovanú administratívu. Nemá však nahradiť úsudok HR pracovníka ani osobný rozhovor s človekom.
Pre menšiu firmu môže znamenať automatizácia niekoľko dobre nastavených šablón a prehľadnú evidenciu uchádzačov. Pre spoločnosť s pravidelným náborom môže ísť o prepojený systém na správu kandidátov, plánovanie pohovorov a reporting. Správny rozsah preto závisí od počtu otvorených pozícií, typu pracovných miest aj od toho, koľko ľudí sa na nábore podieľa.
Kde automatizácia náboru prináša najviac času
Najväčší prínos vzniká pri úlohách, ktoré sa opakujú rovnako pri každej pozícii. Uchádzač po odoslaní reakcie očakáva aspoň potvrdenie, že firma jeho údaje dostala. Automatická odpoveď túto základnú komunikáciu zabezpečí okamžite a HR tím nemusí ručne spracúvať každú prihlášku.
Podobne fungujú predbežné otázky vo formulári. Pri pozícii vodiča môže firma zistiť typ vodičského oprávnenia, pri práci vo výrobe dostupnosť zmien a pri špecializovanej kancelárskej pozícii jazykovú úroveň či skúsenosť s konkrétnym softvérom. Odpovede pomôžu rozdeliť reakcie podľa jasných minimálnych podmienok. Neznamená to však, že každý kandidát, ktorý nezodpovedá presnému kľúčovému slovu, je automaticky nevhodný. Prax, prenositeľné zručnosti a motivácia sa často ukážu až pri manuálnom posúdení.
Veľa času šetrí aj automatické plánovanie pohovorov. Kandidát dostane výber voľných termínov, vyberie si jeden z nich a systém odošle potvrdenie i pripomienku. Náborár sa tak nemusí vracať k desiatkam e-mailov s otázkou, či vyhovuje utorok o desiatej alebo streda popoludní. Pri osobných pohovoroch je praktické doplniť aj jasné pokyny k miestu stretnutia, kontaktnej osobe a predpokladanej dĺžke pohovoru.
Automatizovať možno aj komunikáciu po jednotlivých fázach výberového procesu. Kandidátovi príde informácia, že firma jeho profil posudzuje, pozvánka do ďalšieho kola alebo slušné oznámenie o nepostupe. Práve posledný krok firmy často odkladajú, hoci má priamy vplyv na skúsenosť uchádzača. Šablóna nemusí byť chladná. Stačí stručný, zrozumiteľný text s poďakovaním za čas a bez sľubov, ktoré firma nevie splniť.
Čo ponechať v rukách ľudí
Automatizované pravidlá sú užitočné, keď vychádzajú z objektívnych a pre pracovné miesto relevantných požiadaviek. Rizikom je nastavenie príliš úzkych filtrov. Ak systém vyraďuje životopisy len preto, že uchádzač použil iný názov pozície alebo nemá presne rovnakú dĺžku praxe, firma môže prehliadnuť kvalitných ľudí.
Osobný prístup je potrebný najmä pri vyhodnotení potenciálu, pri otázkach motivácie a pri vysvetľovaní podmienok práce. Automatický e-mail dokáže potvrdiť termín, no nedokáže zmysluplne viesť rozhovor o zmene kariéry, rodinnej situácii, možnosti zaučenia či očakávaniach od tímu. Pri odborných, vedúcich alebo ťažko obsaditeľných pozíciách je manuálne oslovenie často účinnejšie než séria všeobecných správ.
Rovnako opatrne treba pristupovať k automatickému hodnoteniu kandidátov. Bodovací model môže pomôcť zoradiť reakcie podľa vopred daných kritérií, nemal by však sám rozhodovať o prijatí alebo zamietnutí. HR pracovník by mal vedieť vysvetliť, prečo bol konkrétny človek posunutý ďalej alebo vyradený. Je to férovejšie voči uchádzačom a zároveň bezpečnejšie pre firmu.
Automatizácia nie je iba nástroj, ale aj proces
Častou chybou je kúpiť systém skôr, než firma uprace vlastný postup náboru. Ak nie je jasné, kto schvaľuje otvorenie pozície, aké informácie potrebuje manažér a v akom čase má kandidát dostať odpoveď, technológia iba zrýchli chaos.
Začnite preto mapou súčasného procesu. Zapíšte si cestu od požiadavky vedúceho tímu cez inzerciu a prvé triedenie až po ponuku a spätnú väzbu neúspešným uchádzačom. Pri každom kroku si položte tri otázky: opakuje sa pravidelne, vyžaduje rozhodnutie človeka a vzniká pri ňom riziko chyby alebo omeškania? Úlohy, ktoré sa opakujú a nevyžadujú hodnotiaci úsudok, sú vhodnými kandidátmi na automatizáciu.
Potom určte vlastníka procesu. Niekto musí kontrolovať šablóny, aktualizovať otázky pri nových pozíciách a sledovať, či automatické správy odchádzajú v správnom momente. Bez tejto zodpovednosti sa aj dobre nastavený systém časom zmení na zdroj neaktuálnych informácií.
Ako zaviesť automatizáciu náboru krok za krokom
Nemusíte meniť všetko naraz. Praktickejšie je vybrať jednu časovo náročnú časť náboru, napríklad potvrdenia o prijatí reakcie a plánovanie prvých pohovorov. Po niekoľkých náborových kampaniach vyhodnoťte, či sa skrátil čas administratívy, či kandidáti reagujú na správy a či náborári nemusia príliš často zasahovať ručne.
Pri výbere nástroja sledujte najmä to, či dokáže pracovať s vaším objemom reakcií a či sa v ňom orientujú ľudia, ktorí ho budú používať denne. Pre firmu s niekoľkými pozíciami ročne môže byť samostatný komplexný systém zbytočne nákladný. Naopak, pri pravidelnom nábore vo viacerých pobočkách môže spoločná databáza kandidátov a prehľad stavu jednotlivých výberových konaní odstrániť duplicity a zbytočné telefonáty.
Pred spustením pripravte šablóny správ pre základné situácie: prijatie reakcie, pozvanie na pohovor, pripomienku termínu, žiadosť o doplnenie údajov a oznámenie o ukončení procesu. Texty by mali obsahovať konkrétny názov pozície, meno kontaktnej osoby tam, kde je to vhodné, a reálnu informáciu o ďalšom postupe. Neosobná správa bez termínu alebo kontaktu pôsobí horšie než stručná manuálna odpoveď.
Sledujte aj čísla, nie iba pocit z rýchlejšej práce. Užitočný je čas od prijatia reakcie po prvý kontakt, podiel kandidátov, ktorí potvrdia pohovor, počet nedostavených uchádzačov a čas potrebný na obsadenie pozície. Ak sa zlepší iba počet odoslaných e-mailov, no kandidáti prestanú odpovedať, automatizácia pravdepodobne potrebuje úpravu.
Ochrana údajov a férové pravidlá
Nábor pracuje s osobnými údajmi, preto automatizácia vyžaduje poriadok v databáze. Firma by mala zhromažďovať len údaje, ktoré skutočne potrebuje na posúdenie kandidáta, a mať nastavené lehoty uchovávania. Uchádzač má vedieť, na aký účel firma údaje spracúva a na koho sa môže obrátiť s otázkou alebo žiadosťou.
Pozornosť venujte aj prístupom do systému. Vedúci oddelenia nemusí vidieť všetky poznámky, ktoré patria len HR tímu, a bývalí zamestnanci by nemali mať aktívny prístup k databáze. Pravidelná kontrola oprávnení je jednoduchý krok, ktorý predchádza nepríjemným situáciám.
Pri predbežných otázkach sa držte vecí súvisiacich s prácou. Otázky na osobný alebo rodinný život, ktoré nemajú vplyv na výkon práce, do automatizovaného formulára nepatria. Jasné kritériá pomáhajú firmám rozhodovať konzistentnejšie a kandidátom lepšie rozumieť tomu, čo daná pozícia vyžaduje.
Keď nábor podporuje personálna agentúra
Automatizácia môže zlepšiť aj spoluprácu medzi firmou a personálnou agentúrou. Firma by mala už v dopyte presne pomenovať pozíciu, lokalitu, formu pracovného pomeru, mzdové rozpätie, požadovanú prax a termín nástupu. Agentúra potom vie rýchlejšie posúdiť, či dokáže nábor prevziať a aký postup navrhne.
Ak chcete osloviť viac partnerov, porovnajte agentúry podľa regiónu, profesie a typu HR služby. Na PersonálneAgentúry.sk môžete bez registrácie nájsť agentúry vo filtrovanom katalógu a odoslať priamy alebo hromadný dopyt. Pred spoluprácou si overte licenciu agentúry v registroch ÚPSVR. Aj pri externom nábore sa oplatí dohodnúť, kto komunikuje s kandidátmi, ako sa zaznamenáva stav výberu a kedy firma poskytuje spätnú väzbu.
Dobrá automatizácia nevytvára väčší odstup medzi firmou a uchádzačom. Vytvára priestor na to, aby sa HR tím venoval rozhovorom, rozhodnutiam a ľuďom, ktorí čakajú na jasnú odpoveď.