Keď sa blíži letná sezóna, zber úrody, predvianočný predaj alebo výrobná špička, firme často nechýba dopyt, ale ľudia. Sezónne zamestnávanie cez agentúru môže skrátiť čas náboru a znížiť administratívnu záťaž, ak sú už na začiatku jasne dohodnuté počty pracovníkov, typ práce, termín nástupu aj zodpovednosti oboch strán.
Pre zamestnávateľa nejde len o rýchle obsadenie zmien. Sezónny nábor ovplyvňuje výkon prevádzky, kvalitu obsluhy, bezpečnosť práce aj reputáciu firmy medzi pracovníkmi. Preto sa oplatí pristupovať k spolupráci s agentúrou ako k plánovanému personálnemu procesu, nie ako k núdzovému riešeniu v poslednej chvíli.
Kedy má sezónne zamestnávanie cez agentúru zmysel
Agentúrne riešenie sa využíva najmä tam, kde dopyt po pracovnej sile výrazne kolíše. Typické sú sklady a logistika pred sviatkami, cestovný ruch počas leta alebo zimy, poľnohospodárstvo, výroba pri jednorazových objednávkach či maloobchod počas promočných akcií. Firma potrebuje zvýšiť kapacitu rýchlo, ale po skončení sezóny už nemusí mať pre rovnaký počet ľudí prácu.
Výhodou je, že agentúra môže zabezpečiť vyhľadanie kandidátov, prvotnú komunikáciu a podľa nastaveného modelu aj pracovnoprávnu administratívu. Zamestnávateľ sa môže sústrediť na riadenie prevádzky, zaučenie ľudí a kontrolu kvality práce.
Tento postup však nie je automaticky vhodný pre každú pozíciu. Pri práci, ktorá vyžaduje dlhé zaškoľovanie, citlivý prístup k zákazníkom alebo špecifickú odbornú kvalifikáciu, môže byť efektívnejšie začať nábor skôr a kombinovať vlastný nábor s pomocou agentúry. Rozhoduje dĺžka sezóny, náročnosť pozície, lokalita aj to, koľko ľudí firma potrebuje naraz.
Najprv si stanovte presné personálne zadanie
Najčastejšou príčinou problémov nebýva nedostatok uchádzačov, ale nepresné zadanie. Ak firma oznámi iba to, že potrebuje „ľudí do skladu“, agentúra nemá dostatok údajov na realistické plánovanie náboru. Výsledkom môžu byť kandidáti, ktorí nezodpovedajú fyzickej náročnosti práce, časovej dostupnosti alebo miestu výkonu práce.
Pred oslovením agentúr si preto pripravte konkrétny opis potreby. Uveďte počet pracovníkov, dátum nástupu, predpokladané trvanie sezóny, systém zmien, pracovisko, náplň práce a požiadavky na prax či oprávnenia. Dôležité sú aj praktické okolnosti - dostupnosť verejnej dopravy, možnosť parkovania, pracovné oblečenie, stravovanie a prípadné ubytovanie.
Rovnako jasne pomenujte, čo sa stane pri kolísaní objednávok. Potrebujete stabilný počet ľudí počas celého obdobia, alebo sa majú počty meniť každý týždeň? Čím skôr agentúra pozná tento scenár, tým presnejšie môže nastaviť nábor a komunikáciu s uchádzačmi.
Vyberte si model spolupráce podľa potreby firmy
Pod označením spolupráce s agentúrou sa môžu skrývať rozdielne služby. Firma môže hľadať kandidátov do vlastného pracovného pomeru, alebo potrebuje dočasné pridelenie pracovníkov prostredníctvom agentúry dočasného zamestnávania. Rozdiel má vplyv na administratívu, riadenie pracovníkov aj cenu služby.
Pri sprostredkovaní kandidáta si firma zvyčajne vyberie uchádzača a následne s ním uzatvorí pracovný vzťah priamo. Tento model môže dávať zmysel, keď chce zamestnávateľ obsadiť sezónne pozície vlastnými ľuďmi a má kapacitu riešiť zmluvy, mzdy aj personálnu agendu.
Pri dočasnom pridelení je pracovník zamestnancom agentúry a pracuje u užívateľského zamestnávateľa podľa dohodnutých podmienok. Firma tak získava väčšiu pružnosť pri krátkodobej alebo kolísajúcej potrebe. Zároveň však musí zabezpečiť dobré prevádzkové podmienky, zaučenie, organizáciu práce a každodennú komunikáciu na pracovisku.
Pred podpisom dohody si nechajte vysvetliť, čo presne služba zahŕňa. Porovnávajte nielen cenu, ale aj spôsob náhrady pri výpadku pracovníka, reakčný čas pri zvýšení počtu ľudí, reporting dochádzky, riešenie absencií a kontaktnú osobu pre vedúcich zmien.
Overte licenciu a podmienky spolupráce
Pred začatím spolupráce overte platnosť licencie agentúry v príslušných registroch ÚPSVR. Pri sezónnych pracovných miestach je podstatné zistiť, aký typ služby agentúra poskytuje a či jej oprávnenie zodpovedá zvolenému modelu. V registroch sa uvádzajú napríklad agentúry dočasného zamestnávania, sprostredkovanie zamestnania za úhradu či agentúry podporovaného zamestnávania.
Overenie licencie je praktický krok, nie formálna poznámka na konci procesu. Pomáha firme pracovať s overiteľnými údajmi ešte pred odoslaním dopytu alebo uzatvorením zmluvy. V katalógu agentúr môžete vyhľadávať podľa regiónu, profesie a typu HR služby, následne si porovnať dostupné informácie a licenciu skontrolovať v registroch ÚPSVR.
Zmluva by mala zrozumiteľne upraviť rozsah objednávky, cenové podmienky, fakturáciu, evidenciu odpracovaného času, postup pri reklamáciách aj oznamovanie zmien. Pri sezónnej práci sa situácia mení rýchlo. Dohodnite si preto, dokedy môže firma upravovať počty pracovníkov a akým spôsobom bude požiadavky potvrdzovať.
Príprava pracoviska rozhoduje o tom, či ľudia zostanú
Ani rýchly nábor nepomôže, ak pracovník prvý deň nevie, kam má prísť, koho má kontaktovať alebo čo bude robiť. Sezónni zamestnanci často nastupujú vo väčších skupinách a v krátkom čase. Bez pripraveného adaptačného procesu sa chyby zbytočne násobia.
Určte osobu, ktorá pracovníkov privíta a prevedie ich prvou zmenou. Pripravte stručné pracovné pokyny, bezpečnostné školenie, ochranné pomôcky a jednoduchý systém odovzdávania informácií. Vedúci zmeny by mal vedieť, ktorí pracovníci nastupujú cez agentúru, na akú pozíciu sú zaradení a kam nahlásiť problém s dochádzkou alebo výkonom.
Pri práci s cudzincami alebo pri zmiešaných tímoch venujte pozornosť aj zrozumiteľnosti pokynov. Nejde iba o jazyk. Pomáhajú názorné ukážky, fotografie pracovných postupov, označenie pracoviska a krátke opakovanie na začiatku zmien. Táto príprava znižuje riziko úrazov aj počet predčasných odchodov.
Komunikujte zmeny bez odkladu
Sezónna prevádzka sa často mení zo dňa na deň. Objednávka môže narásť, dodávka môže meškať alebo sa môže zmeniť plán zmien. Ak sa informácia zastaví medzi HR oddelením, vedúcim prevádzky a agentúrou, doplatia na to pracovníci aj výsledok zmeny.
Nastavte si jeden kontaktný kanál a jasné pravidlá eskalácie. Agentúra potrebuje vedieť o zmene počtu ľudí čo najskôr. Firma naopak potrebuje včasnú informáciu, ak sa nepodarilo obsadiť všetky miesta, ak kandidát nenastúpil alebo ak sa objavili opakované absencie.
Pomáha aj krátke pravidelné vyhodnotenie počas sezóny. Stačí sledovať dochádzku, počet obsadených zmien, dôvody výpadkov, výkon po zaučení a spätnú väzbu vedúcich. Nejde o zbytočné reportovanie. Tieto údaje ukážu, či treba upraviť pracovné podmienky, zmenu, spôsob dopravy alebo počet zaškoľovaných ľudí.
Myslite na kandidáta aj po skončení sezóny
Pre uchádzačov môže byť sezónna práca spôsobom, ako si rýchlo nájsť príjem, získať prax alebo nadviazať na dlhodobejšie zamestnanie. O to dôležitejšie je, aby od začiatku dostali presné informácie o mieste práce, odmene, zmennosti, predpokladanom trvaní a podmienkach nástupu.
Firma, ktorá komunikuje vecne a dodržiava dohodnuté podmienky, má lepšiu východiskovú pozíciu pri ďalšej sezóne. Aj keď pracovný pomer končí podľa plánu, skúsený pracovník môže mať záujem vrátiť sa alebo odporučiť prácu ďalším ľuďom. Agentúre preto odovzdajte spätnú väzbu aj o pracovníkoch, ktorých by ste radi oslovili opäť.
Ak potrebujete pokryť sezónnu špičku, nezačínajte iba otázkou, koľko ľudí chýba. Najprv určte, akú prácu budú robiť, v akých podmienkach a ako bude fungovať komunikácia počas celej sezóny. Potom nájdite agentúry podľa svojho regiónu a požadovanej služby, overte licenciu v registroch ÚPSVR a odošlite konkrétny dopyt. Presné zadanie je pre rýchly nábor užitočnejšie než urgentný telefonát deň pred nástupom.