Nábor sa môže zaseknúť ešte pred prvým pohovorom s kandidátom. Stačí, ak firma osloví agentúru bez jasného zadania, porovnáva len cenu alebo vyberie partnera, ktorý sa nevenuje danému odboru či regiónu. Chyby pri výbere agentúry potom neznamenajú iba viac e-mailov a telefonátov. Často prinášajú dlhšie neobsadené pozície, tlak na interný HR tím a náklady, ktoré sa prejavia až po niekoľkých týždňoch.
Pre firmu nie je cieľom nájsť agentúru s najvýraznejšou prezentáciou. Potrebuje nájsť takú, ktorej služba, spôsob spolupráce a kapacity zodpovedajú konkrétnej náborovej situácii. Iný prístup vyžaduje jednorazové obsadenie seniornej technickej pozície, iný pravidelné dopĺňanie pracovníkov do výroby a ďalší nábor dočasných zamestnancov. Rozhodujte sa podľa faktov, nie podľa predpokladov.
Chyby pri výbere agentúry sa začínajú nejasným zadaním
Agentúra môže pracovať efektívne len s informáciami, ktoré od firmy dostane. Ak dopyt obsahuje iba názov pozície a počet ľudí, priestor na rozdielny výklad je veľký. Jeden náborár bude hľadať kandidáta s praxou, druhý človeka s konkrétnou certifikáciou a tretí sa zameria najmä na dostupnosť v danom meste. Výsledkom môžu byť profily, ktoré síce formálne spĺňajú názov pracovnej pozície, ale neriešia reálnu potrebu prevádzky.
Pred oslovením agentúr si preto pripravte stručné, ale presné zadanie. Uveďte pracovnú náplň, nevyhnutné kvalifikácie, typ pracovného pomeru, miesto výkonu práce, zmenovosť, predpokladaný termín nástupu a mzdové rozpätie alebo aspoň rámec odmeňovania. Pri opakovane obsadzovaných pozíciách doplňte očakávaný počet nástupov za mesiac a sezónne výkyvy.
Rovnako podstatné je pomenovať, ktoré požiadavky sú nevyhnutné a ktoré sú výhodou. Ak firma trvá na desiatich podmienkach, hoci tri z nich vie uchádzač doplniť po nástupe, zbytočne zužuje okruh kandidátov. Agentúra potom nemá priestor navrhnúť realistickú stratégiu náboru ani upozorniť na to, že kombinácia požiadaviek nezodpovedá situácii na trhu práce.
Výber iba podľa provízie býva drahý
Cena je prirodzenou súčasťou rozhodovania, no samotná sadzba nehovorí, akú službu firma dostane. Rozdiel môže byť v spôsobe vyhľadávania, počte oslovených kandidátov, rozsahu predvýberu, komunikácii s uchádzačmi aj v podmienkach náhrady pri skorom odchode zamestnanca. Porovnanie dvoch percent bez porovnania týchto prvkov vedie k nepresnému záveru.
Pýtajte sa, z akej sumy sa odmena počíta, kedy vzniká nárok na fakturáciu a čo zahŕňa dohodnutá služba. Pri dočasnom pridelení je dôležité rozumieť štruktúre hodinovej sadzby, evidencii odpracovaného času a zodpovednosti jednotlivých strán. Pri priamom nábore si zasa vyjasnite, či je cena viazaná na nástup kandidáta, na konkrétnu pracovnú zmluvu alebo na iný dohodnutý moment.
Najnižšia ponuka môže dávať zmysel pri jednoduchej, dobre dostupnej pozícii a jasnom procese na strane firmy. Pri ťažko obsaditeľnej role však môže byť výhodnejšie zaplatiť za cielenejšie vyhľadávanie a kvalitnejší predvýber. Rozhodujú celkové náklady na obsadenie miesta vrátane času manažérov, rizika opakovania náboru a nákladov na neobsadenú pozíciu.
Neoverenie licencie a typu služby
Nie každá agentúra poskytuje rovnaký typ HR služby a nie každá činnosť funguje v rovnakom právnom režime. Firma by si mala hneď na začiatku ujasniť, či potrebuje sprostredkovanie zamestnania, dočasné pridelenie pracovníkov alebo inú formu podpory pri nábore. Od toho sa odvíjajú zmluvné vzťahy, proces aj zodpovednosti.
Pred spoluprácou overte platnosť licencie v registroch ÚPSVR podľa relevantného typu činnosti - agentúry dočasného zamestnávania, sprostredkovania zamestnania za úhradu alebo podporovaného zamestnávania. Ide o praktický krok, ktorý zaberie málo času a pomáha firme pracovať s aktuálnymi údajmi. Overenie licencie však nenahrádza vlastné posúdenie ponuky, zmluvných podmienok a vhodnosti služby pre váš nábor.
Pozornosť venujte aj tomu, kto bude váš konkrétny kontakt. Pri väčšom projekte je užitočné vedieť, či agentúra určí jedného koordinátora, ako bude riešiť nástupy, absencie alebo zmeny v počte požadovaných pracovníkov. Najmä vo výrobe, logistike a službách môže operatívnosť rozhodnúť o tom, či sa plánované zmeny reálne obsadia.
Nesúlad špecializácie, lokality a náborového objemu
Častým omylom je predpoklad, že každá personálna agentúra má rovnaký dosah na všetky profesie. Agentúra, ktorá sa bežne venuje administratíve a obchodu, môže mať iný spôsob práce než partner zameraný na technické profesie, výrobu alebo zdravotníctvo. To nie je nedostatok. Je to dôvod, prečo treba porovnávať špecializáciu s vlastnou požiadavkou.
Podobne funguje lokalita. Pri práci na pracovisku rozhoduje dostupnosť kandidátov v konkrétnom kraji, okrese či meste, dopravné spojenie a konkurencia zamestnávateľov v okolí. Nábor do závodu mimo väčšieho mesta môže vyžadovať iný zdroj uchádzačov, podporu relokácie alebo zabezpečenú dopravu. Ak tieto okolnosti firma v dopyte neuvádza, dostáva menej presné návrhy riešenia.
Na začiatku si porovnajte profily agentúr podľa profesie, regiónu a typu HR služby. Katalóg PersonálneAgentúry.sk umožňuje tieto kritériá filtrovať a následne overiť licenciu v príslušných registroch ÚPSVR. Pri naliehavej alebo špecializovanej potrebe môžete odoslať dopyt viacerým relevantným agentúram naraz. Získate tak porovnateľné odpovede bez toho, aby ste museli jednotlivé kontakty vyhľadávať samostatne.
Príliš veľa oslovených agentúr bez pravidiel
Hromadný dopyt šetrí čas, ak firma vie, koho oslovuje a čo chce porovnať. Problém nastáva, keď sa rovnaké neúplné zadanie pošle desiatkam kontaktov bez plánu ďalšieho postupu. Kandidáti môžu dostať viac oslovení na tú istú pozíciu, manažéri sú zahltení životopismi a nikto nevie, kto má rozhodnúť o ďalšom kroku.
Stanovte si primeraný počet agentúr podľa náročnosti pozície. Pri bežnej pozícii v dostupnej lokalite môže stačiť užší okruh. Pri nedostatkovej profesii alebo nábore väčšieho počtu ľudí je rozumné osloviť viac špecializovaných partnerov. Každému však pošlite rovnaké základné informácie a porovnávajte odpovede podľa vopred stanovených kritérií: predpokladaný čas začatia hľadania, postup výberu, komunikácia, cena a zmluvné podmienky.
Dohodnite tiež pravidlá práce s kandidátmi. Agentúra by mala vedieť, či firma spolupracuje aj s ďalšími partnermi, ako sa bude posudzovať duplicita kandidáta a v akej lehote dostane spätnú väzbu. Jasné pravidlá chránia čas všetkých strán a znižujú riziko sporov pri fakturácii.
Slabá komunikácia po odoslaní dopytu
Výber agentúry nekončí odoslaním formulára ani podpisom zmluvy. Bez rýchlej spätnej väzby sa aj dobre nastavený nábor spomaľuje. Ak agentúra pošle relevantný profil a firma reaguje o týždeň, kandidát môže mať medzitým inú ponuku. Pri konkurenčných pozíciách rozhodujú dni, niekedy hodiny.
Na začiatku si nastavte konkrétny rytmus komunikácie. Dohodnite, kto schvaľuje kandidátov na pohovor, koľko času má na reakciu a aký kanál sa použije pri urgentných situáciách. Agentúre poskytujte spätnú väzbu aj pri zamietnutých kandidátoch. Veta „nesedí do tímu“ jej nepomôže upraviť vyhľadávanie, zatiaľ čo jasná informácia o chýbajúcej praxi, jazykovej úrovni alebo mzdovom očakávaní áno.
Ak po prvých týždňoch neprichádzajú vhodní uchádzači, neznamená to automaticky, že treba spoluprácu ukončiť. Najprv spoločne skontrolujte zadanie, ponúkané podmienky, lokalitu a rýchlosť výberového procesu. Trh môže signalizovať, že požiadavky alebo odmeňovanie potrebujú úpravu. Včasná korekcia býva praktickejšia než opakovanie identického dopytu.
Dobrý výber stojí na presnom zadaní, relevantnom porovnaní a otvorenej komunikácii. Keď firma najprv pomenuje svoju reálnu potrebu, overí licenciu v registroch ÚPSVR a osloví agentúry podľa služby, profesie a lokality, vytvorí si pevnejší základ pre nábor, ktorý sa dá riadiť aj vyhodnocovať.